Start med å kartlegge hvordan virksomheten fungerer i dag. Se på sykefraværsstatistikk, rapporterte avvik, resultater fra vernerunder og tilbakemeldinger fra ansatte. Denne analysen gir et realistisk bilde av hva som fungerer bra og hvor utfordringene ligger. Når man vet hvor risikoen er størst, blir det enklere å prioritere mål som gir mest effekt.

Et godt HMS-mål skal være spesifikt og målbart. Det kan handle om å redusere antall skader, styrke arbeidsmiljøet eller forbedre miljøpåvirkningen fra driften. Unngå generelle formuleringer som “bedre sikkerheten” – skriv heller “innføre rutiner som reduserer risikoen for fallulykker med 50 % innen neste år”. Jo mer konkret målet er, desto lettere er det å måle fremgangen.

Når målene er definert, må virksomheten lage en tydelig plan for hvordan de skal nås. Hver oppgave bør ha en ansvarlig person, en tidsfrist og en beskrivelse av hvordan tiltaket skal gjennomføres. En god handlingsplan fungerer som et veikart for hele organisasjonen og sikrer at HMS-arbeidet ikke stopper opp.

For at HMS-arbeidet skal gi varige resultater, må virksomheten jevnlig måle om målene faktisk oppnås. Det kan innebære å samle inn tall, gjennomføre medarbeiderundersøkelser eller evaluere utførte tiltak. Dokumentasjonen gjør det lettere å vise overfor Arbeidstilsynet at man følger forskriften, og gir et godt grunnlag for kontinuerlig forbedring. Dersom et mål ikke oppnås, bør det justeres eller deles opp i mindre delmål.