System for å registrere avvik og følge opp
Et godt avvikssystem er nøkkelen til kontinuerlig forbedring og tryggere arbeidsplasser.
Hvorfor registrere avvik?
Internkontrollforskriften krever at virksomheter har rutiner for å oppdage og håndtere avvik. Et avvik kan være alt fra en nestenulykke eller et brudd på rutiner, til manglende bruk av verneutstyr. Når avvik registreres systematisk, får virksomheten oversikt over hvor utfordringene ligger og kan sette inn riktige tiltak.
Et godt avvikssystem bidrar til å hindre at små feil utvikler seg til alvorlige ulykker, samtidig som det gir virksomheten verdifull læring og mulighet for forbedring. Dokumentasjonen viser at man faktisk følger forskriften, og den åpner for en kultur der ansatte føler seg trygge på å si fra når noe ikke fungerer som det skal.
Typer avvik
Avvik kan oppstå på mange områder i virksomheten, og det er nyttig å skille mellom ulike kategorier. Nedenfor ser du de mest vanlige typene.
HMS-avvik
Skader, nestenulykker og farlige situasjoner på arbeidsplassen.
Kvalitetsavvik
Feil i produksjon, mangler i prosesser eller brudd på interne rutiner.
Miljøavvik
Forhold som forurensning, feil avfallshåndtering eller unødvendig ressursbruk.
Hvordan etablere et godt avvikssystem?
1. Definer hva som skal regnes som avvik
Alle ansatte må vite hva som skal rapporteres – enten det gjelder skader, brudd på rutiner, farlige situasjoner eller nestenulykker.
2. Gjør det enkelt å rapportere
Jo enklere det er å melde fra, desto flere avvik blir registrert. Digitale skjema eller apper gjør at ansatte kan rapportere direkte fra mobilen.
3. Sørg for rask oppfølging
Når et avvik meldes, må det følges opp med en gang. Avviket bør analyseres, ansvar fordeles og tiltak settes inn.
4. Bruk avvikene til læring
Avvik skal ikke være skyldfordeling, men en mulighet til å lære. Del erfaringer med hele organisasjonen for å unngå at samme feil skjer igjen.
Slik bygger du en god avvikskultur
Å registrere avvik handler ikke bare om system, men også om kultur. Når ansatte opplever at avvik fører til forbedringer – og ikke sanksjoner – øker motivasjonen til å melde fra. Ledelsen må gå foran som gode eksempler og vise at alle tilbakemeldinger tas på alvor.
Få hjelp med avviksregistrering og oppfølging
Manuelle avvikslogger blir raskt uoversiktlige. Vi kan hjelpe deg å etablere et system som gjør det enkelt å registrere, fordele og følge opp avvik – og sikre at arbeidet skjer i tråd med internkontrollforskriften.
Har du spørsmål om IK-forskriften?
Vi hjelper deg gjerne med å forstå kravene og hvordan de kan oppfylles i praksis. Send oss en melding, så tar vi kontakt så snart som mulig.