Dokumentasjon av tiltak og oppfølging
God dokumentasjon er selve beviset på at HMS-arbeidet fungerer i praksis.
Hvorfor er dokumentasjon viktig?
Internkontrollforskriften krever at virksomheten kan dokumentere hvordan de jobber med helse, miljø og sikkerhet. Det er ikke nok å bare planlegge tiltak – man må også vise at de faktisk er gjennomført og fulgt opp.
God dokumentasjon gjør det mulig å vise Arbeidstilsynet at forskriften etterleves, samtidig som den gir et grunnlag for å måle effekten av tiltakene over tid. Den skaper også kontinuitet dersom nøkkelpersoner slutter, og bidrar til å dele læring og erfaring med hele organisasjonen.
Hva bør dokumenteres?
For å oppfylle kravene i internkontrollforskriften bør virksomheten ha en tydelig oversikt over hvilke tiltak som er iverksatt, enten det gjelder nye rutiner, tekniske forbedringer eller opplæring. Det er også viktig å dokumentere hvem som har ansvar for hvert tiltak, slik at rollefordelingen blir klar og oppfølgingen enklere. I tillegg bør dokumentasjonen inneholde frister og tidsplaner, som sikrer fremdrift og prioritering. Til slutt må virksomheten vise hvilke resultater som er oppnådd og evaluere om tiltakene faktisk har hatt ønsket effekt.
Slik organiserer du dokumentasjonen
Struktur og oversikt
Lag en strukturert oversikt over alle tiltak, for eksempel fordelt på tema (sikkerhet, arbeidsmiljø, ytre miljø).
Ansvar og tidsfrister
Sørg for at alle tiltak har en ansvarlig person og en tydelig tidsfrist.
Jevnlig oppdatering
Oppdater dokumentasjonen jevnlig, slik at den alltid er aktuell og korrekt.
Tilgjengelig arkiv
Arkiver dokumentasjon på en måte som gjør den lett tilgjengelig for ansatte og ledelse.
Dokumentasjon som driver forbedring
Dokumentasjon bør ikke kun ses som en byrde, men som en ressurs. Når virksomheten systematisk samler erfaringer og resultater, kan man lettere identifisere mønstre, se hva som fungerer og hva som må forbedres. Dette gjør at HMS-arbeidet blir dynamisk, og virksomheten kan utvikle seg i takt med nye krav og behov.
Få hjelp med dokumentasjon og oppfølging
Papirdokumenter og excelark kan raskt bli uoversiktlige. Vi hjelper deg å samle dokumentasjon digitalt – fra risikovurderinger og avvik til tiltak og oppfølging – slik at HMS-arbeidet blir både enklere og mer effektivt.
Har du spørsmål om IK-forskriften?
Vi hjelper deg gjerne med å forstå kravene og hvordan de kan oppfylles i praksis. Send oss en melding, så tar vi kontakt så snart som mulig.